Wydrukuj tę stronę
czwartek, 24 listopad 2022 11:57

Służbowe wideokonferencje – o czym pamiętać

transmisja online transmisja online pixabay

Służbowe wideokonferencje lub jak kto woli „calle” to dziś narzędzie pracy wielu z nas. Poprzez wideokonferencje rozmawiamy z przełożonymi, współpracownikami, a także klientami.

Wideokonferencja ogranicza koszty i czas, a często w przypadku pracowników firm zlokalizowanych w wielu miejscach w kraju, daje szanse na to by się poznać. Dostępność i łatwość obsługi oprogramowania do wideokonferencji sprawia, że każdy z nas może dziś wziąć udział w spotkaniu audio-wizualnym poprzez Internet. Nie wszyscy jednak wiemy jak zorganizować je by wyjść profesjonalnie. Poniżej kilka porad, które mogą nam pomóc poprawić swój wizerunek w trakcie rozmów wideo.

Próba generalna

Jeśli organizujemy pierwszą lub jedną z pierwszych wideokonferencji, a także jeśli tylko będziemy brać udział w wideospotkaniu jako jeden z gości, warto zrobić próbę generalną naszego sprzętu. Wideokonferencja to transmisja online obrazu wideo z kamery i dźwięku zebranego przez mikrofon. Warto sprawdzić z wyprzedzeniem czy wszystko działa jak powinno. Niektóre oprogramowanie do wideokonferencji umożliwia test urządzeń. Jeśli korzystamy z systemów, które takich testów nie udostępniają, to możemy zorganizować wideokonferencję sami dla siebie lub z mężem, dziewczyną, siostrą czy bratem. Dosłownie na kilka minut, tylko po to by sprawdzić czy wszystko działa. Tego rodzaju próbę generalną warto zrobić w przeddzień wideokonferencji służbowej. Zaleca się je wykonywać również w sytuacji, gdy np. zmieniamy komputer, kamerę lub mikrofon. Test pozwoli nam sprawdzić czy podłączyliśmy je prawidłowo.

Firmowe tło

Sceneria i kadr naszego wideo nie jest bez znaczenia. To gdzie i jak będziemy siedzieć podczas streamingu może po części zadecydować o tym jak zostaniemy odebrani przez naszych rozmówców. Złota zasada wideokonferencji brzmi – siadaj tak by nie było widać drzwi. Dlaczego? Życie pełne jest nieoczekiwanych wydarzeń, nie wiadomo, kto i po co przez nie wejdzie. Dodatkowo, domownicy nie muszą przecież wiedzieć, że akurat prowadzisz spotkanie biznesowe. Warto być przygotowanym i ustrzec się niespodzianek. Najlepszym tłem będzie pusty kawałek ściany. Coraz częściej, do celów wideokonferencji wykorzystuje się firmowe tła. Wykonanie tła dla wszystkich pracowników firmy jest niewielkim kosztem, a jego wykorzystanie może świadczyć o profesjonalizmie rozmówcy. Stonowane tło, w kolorach firmowych, zawierające logo firmy, może podnieść odbiór naszej wypowiedzi. Programy do wideokonferencji umożliwiają dziś wycięcie rzeczywistego tła i podstawienie w jego miejsce grafiki. Warto tę funkcję wykorzystać.

Czysty pulpit

Przygotowując się do służbowej wideokonferencji nie zapominajmy o przygotowaniu pulpitu pod kątem naszego wystąpienia. Być może w trakcie rozmowy będziemy musieli np. udostępnić swój ekran, by pokazać wykres lub tabelę. Warto przewidzieć takie sytuacje. Trudno nam otworzyć przed wideokonferencją wszystkie pliki jakie mają być potrzebne. To co możemy zrobić, to np. zamknąć zbędne karty w przeglądarce lub usunąć z pulpitu ikony, których nie chcemy pokazywać. Nierzadko dobrym ruchem będzie też zmiana tapety pulpitu. Oczywiście, oprogramowanie do wideokonferencji umożliwia dziś udostępnienie tylko części pulpitu. Podczas udostępniania pulpitu, zapytani o istotne dane możemy jednak rzucić się do poszukiwać konkretnego pliku w naszym komputerze i zapomnieć o tym, że nasi rozmówcy cały czas patrzeć będą nam na ręce.

Narzędzia podręczne

Na koniec, warto przygotować sobie kilka podręcznych narzędzi, które mogą się przydać w trakcie wideospotkania. Jeśli położymy je w zasięgu ręki nie będziemy musieli wstawać od biurka w trakcie rozmowy. Co warto mieć pod ręką? Szklankę wody, długopis i kartkę do notowania. To podstawowy asortyment, który przyda nam się na każdym spotkaniu.