W praktyce warto przede wszystkim ustalić, z jakiego powodu urząd przyjął niekorzystne stanowisko i czy istnieją podstawy do jego zakwestionowania.
Dokładnie przeczytaj decyzję i jej uzasadnienie
Pierwszym krokiem powinna być szczegółowa analiza otrzymanej decyzji. Szczególną uwagę warto zwrócić nie tylko na samo rozstrzygnięcie, lecz także na uzasadnienie faktyczne i prawne.
Organ podatkowy powinien wskazać, jakie okoliczności uznał za udowodnione, na jakich dowodach się oparł oraz jakie przepisy zastosował. Dzięki temu podatnik może ustalić, czy spór dotyczy interpretacji prawa, oceny określonych dokumentów, przebiegu transakcji czy na przykład sposobu ustalenia podstawy opodatkowania.
Warto także sprawdzić pouczenie znajdujące się w decyzji. Powinno ono wskazywać, czy i w jaki sposób można zakwestionować rozstrzygnięcie.
Pilnuj terminu na odwołanie
Od decyzji organu podatkowego wydanej w pierwszej instancji co do zasady można wnieść odwołanie. Zgodnie z informacjami Ministerstwa Finansów termin wynosi 14 dni od dnia doręczenia decyzji.
Termin ten ma bardzo duże znaczenie. Dlatego już po odebraniu pisma warto odnotować dokładną datę doręczenia i ustalić ostatni dzień na podjęcie odpowiednich działań. Przy bardziej skomplikowanej sprawie dwa tygodnie mogą być stosunkowo krótkim okresem na przeanalizowanie akt, przygotowanie argumentacji oraz zebranie dodatkowych dowodów.
Odwołanie kieruje się do właściwego organu odwoławczego, ale składa za pośrednictwem organu podatkowego, który wydał zaskarżoną decyzję.
Ustal, co dokładnie chcesz zakwestionować
Dobre odwołanie nie powinno ograniczać się do stwierdzenia, że podatnik nie zgadza się z decyzją. Należy wskazać konkretne zarzuty, określić zakres żądania oraz przedstawić argumenty przemawiające za zmianą lub uchyleniem rozstrzygnięcia. Przepisy wymagają również wskazania dowodów uzasadniających żądanie.
W praktyce zarzuty mogą dotyczyć na przykład błędnej interpretacji przepisów, nieprawidłowej oceny materiału dowodowego, pominięcia istotnych dokumentów albo niewłaściwego ustalenia stanu faktycznego.
Im bardziej precyzyjnie zostaną określone sporne kwestie, tym łatwiej przygotować logiczną i uporządkowaną argumentację.
Zbierz dokumenty i przeanalizuj materiał dowodowy
Niekorzystna decyzja może wynikać nie tylko z odmiennej interpretacji przepisów, ale również z tego, że organ uznał określone okoliczności za niewystarczająco udokumentowane.
Warto więc ponownie przejrzeć faktury, umowy, potwierdzenia przelewów, korespondencję z kontrahentami, dokumenty księgowe, protokoły czy inne materiały związane ze sprawą. Niekiedy znaczenie mogą mieć również dowody, które wcześniej nie zostały przedstawione lub którym organ nie poświęcił wystarczającej uwagi.
Trzeba także sprawdzić, czy uzasadnienie decyzji odnosi się do wszystkich istotnych dowodów oraz argumentów przedstawionych przez podatnika.
Rozważ pomoc specjalisty
Im większa wartość sporu i bardziej skomplikowany stan faktyczny, tym większe znaczenie może mieć profesjonalna analiza sprawy. Doradca podatkowy może ocenić decyzję pod kątem przepisów, przeanalizować materiał dowodowy i pomóc sformułować zarzuty oraz argumentację w odwołaniu.
Wsparcie specjalisty warto rozważyć szczególnie wtedy, gdy sprawa obejmuje kilka okresów rozliczeniowych, wysoką kwotę zobowiązania albo zagadnienie, które było przedmiotem różnych interpretacji.
Co po rozpatrzeniu odwołania?
Jeżeli rozstrzygnięcie wydane po rozpatrzeniu odwołania nadal jest niekorzystne, w określonych przypadkach możliwe jest skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowoadministracyjnego. Rodzaj dostępnego środka oraz termin jego wniesienia powinny wynikać z pouczenia zawartego w rozstrzygnięciu.
Na każdym etapie warto zachowywać kopie pism, dowody ich nadania oraz całą dokumentację związaną ze sprawą.
Niekorzystna decyzja to nie zawsze koniec sprawy
Najważniejszą reakcją po otrzymaniu niekorzystnej decyzji podatkowej jest dokładne sprawdzenie jej treści i terminów. Nie warto odkładać działania ani przygotowywać odwołania wyłącznie na podstawie ogólnego przekonania, że urząd popełnił błąd.
Skuteczne zakwestionowanie decyzji wymaga zazwyczaj połączenia argumentów prawnych z odpowiednio zgromadzonym materiałem dowodowym. Dobre przygotowanie pozwala wykorzystać dostępne środki proceduralne i zwiększa szanse na zmianę niekorzystnego rozstrzygnięcia.