Archiwizacja dokumentacji niezbędna w każdej firmie

Porządek w dokumentacji gwarantuje sprawność wszelkich działań w firmie i instytucji. Dzięki niemu mamy łatwy i szybki dostęp do potrzebnych informacji, co znacząco ułatwia prowadzenie przedsiębiorstwa. Dotyczy to informacji zarówno tych bieżących, jak i archiwalnych, przy czym archiwizacja dokumentacji jest regulowana prawnie. Przechowujemy ją więc nie tylko dlatego, że tak chcemy, ale także z powodu obowiązujących przepisów. O czym więc musimy wiedzieć?

 

Archiwizacja dokumentacji według kategorii

Przepisy prawa wyłaniają dwie główne kategorie w archiwizacji dokumentacji: kategorie A i B, przy czym kategoria B dzieli się na trzy grupy.

  • Kategoria A. Dotyczy ona dokumentów, które trzeba przechowywać wieczyście, w jednostkach wytypowanych przez archiwa państwowe. Są to takie dokumenty jak księgi stanu cywilnego, akta sądowe, rejestry publiczne, oryginały map i planów oraz dokumentacja techniczna o istotnym znaczeniu.

  • Kategoria B. Dotyczy dokumentów, które po określonym czasie mogą ulec zniszczeniu. Ten czas określa liczba znajdująca się obok nazwy kategorii, na przykład B5. Liczy się go od 1 stycznia roku następnego od daty utworzenia dokumentu.

  • Kategoria BC. Są to dokumenty o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym. Po wykorzystaniu są niszczone lub oddawane na makulaturę.

  • Kategoria BE. Dotyczy dokumentów, które po upływie wyznaczonego czasu (na przykład 10 lat - BE10) poddawane są ekspertyzie przez archiwum państwowe. Może ono zmienić kategorię dokumentów i uznać je za materiały archiwalne.

Archiwizacja dokumentacji przez specjalistów

W przypadku wątpliwości, co do właściwej kategorii dokumentów, możemy powierzyć opiekę nad dokumentami firmie zewnętrznej. Podzieli ona umowy, katalogi, akty itp. na właściwe kategorie, dzięki czemu unikniemy kłopotliwych pomyłek oraz wskaże czas ich przechowywani - więcej o takiej usłudze czytaj tutaj: http://www.sawo-recykling.pl/archiwizacja_dokumentacji.html. Dzięki fachowej opiece nad dokumentami nie narażamy się na nieświadome łamanie przepisów prawa i mamy pewność, że istotne informacje nie zostaną zagubione. Właściwa archiwizacja dokumentacji w firmie pozwoli zaoszczędzić pracownikom wiele czasu na poszukiwanie potrzebnych dokumentów. Dlatego najlepiej, jeśli są one dobrze opisane i przechowywane w segregatorach lub pudełkach. Jeśli przechowujemy dokumenty, które mogą po pewnym czasie stać się nieczytelne, na przykład wydruk z kasy fiskalnej, zaleca się je zeskanować i przechowywać razem z kopią. Właściwa archiwizacja wynika więc z obowiązku narzuconego przez przepisy prawa, ale przyczynia się także do ładu i porządku firmie. Nic tak bowiem nie usprawnia pracy jak łatwy i szybki dostęp do informacji.

Najnowsze

  • 1