wtorek, 14 kwiecień 2020 20:04

Wpływ koronawirusa na biznes – znaczenie dokumentacji

biznes a koronawirus biznes a koronawirus

Skutki oddziaływania pandemii koronawirusa na biznes odczuwamy coraz dotkliwiej. To nie tylko widmo ogólnokrajowego spowolnienia gospodarczego i kryzysu, ale też mniejsze kwestie, dotykające każdego przedsiębiorcy.

Umowa jako punkt odniesienia

Zagadnienie "biznes a koronawirus" jest złożone, ale rozpatrywanie sytuacji każdego przedsiębiorstwa należy rozpocząć od weryfikacji treści każdej umowy. Kluczowym jest potwierdzenie, że została ona poddana polskiemu prawu – czyli zastosowanie wobec niej mają przepisy zawarte w kodeksie cywilnym.

O czym często zapominają przedsiębiorcy – należy sprawdzić, czy w umowie nie występują zapisy pozbawiające możliwości powoływania się na „siłę wyższą” (za którą uznać można pandemię koronawirusa) w przypadku niewywiązania się z obowiązujących w niej warunków.

Kolejny aspekt istotny z punktu widzenia biznesu – koronawirus jako bezpośrednia przyczyna niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania wynikającego z umowy, nie zawsze będzie stanowiło wystarczający powód. Pomimo zaistnienia okoliczności, za które przedsiębiorca nie ponosi bezpośredniej odpowiedzialności i nie mógł im zapobiec.

Należy pamiętać, że każda sytuacja związana z niewywiązaniem się z warunków umowy z powodu pandemii, powinna być rozpatrywana i oceniania indywidualnie.

Dokumentowanie oddziaływania koronawirusa na biznes

W zaistniałej sytuacji bardzo istotne jest skompletowanie odpowiedniej dokumentacji potwierdzającej wystąpienie okoliczności mających wpływ na niewywiązanie się z umowy.

Przydatne dokumenty w zależności od branży będą się oczywiście różnić – przedstawiamy listę najważniejszych dokumentów na przykładzie branży produkcyjnej.

  1. Dokumentacja konkretnych przypadków oraz przyczyn ograniczenia produkcji i przestojów.

Dokumentacja może być prowadzona w formie wewnętrznych zestawień, raportów (dziennych, tygodniowych), korespondencji, notatek czy też wykazów z systemu.

W zależności od branży, w której operuje dane przedsiębiorstwo, pod uwagę możemy brać inne czynniki – wtedy należałoby zgromadzić np. raporty finansowe.

Bardzo istotnym jest, aby gromadzenie materiałów odbywało się systematycznie, ponieważ trudne do określenia jest, kiedy konkretnie będą one potrzebne celem potwierdzenia sytuacji biznesu w czasie koronawirusa.

  1. Dokumentacja pozostałych okoliczności bezpośrednio wpływających na produkcję – możemy do nich zaliczyć np.:
  • ograniczone możliwości zakupu surowców wymaganych do produkcji,
  • wszelkie ograniczenia administracyjne,
  • brak istotnych komponentów lub opóźnienia w ich dostawach ze strony kontrahentów.
  1. Dokumentacja stanów osobowych oraz ich wpływu na ograniczenie możliwości produkcyjnych. Co warto przygotować:
  • zestawienie osób obecnych w zakładzie oraz osób wymaganych do niezakłóconego prowadzenia produkcji,
  • zestawienie osób objętych obowiązkową kwarantanną oraz sprawujących opiekę nad dziećmi, nieobecnych w pracy czy też przebywających na zwolnieniach lekarskich,
  • zestawienie osób niedopuszczonych do pracy np. ze względu na brak aktualnych badań lekarskich.

Dokumentacja istotna dla wszystkich obszarów

Warto pamiętać, że gromadzenie dokumentacji potwierdzającej oddziaływanie koronawirusa na biznes istotne jest w wielu obszarach działalności przedsiębiorstwa – chociaż oczywiście odgrywa znaczącą rolę przy umowach z dostawcami.

Dokumentacja będzie także przydatna podczas wnioskowania o wsparcie w ramach tarczy antykryzysowej czy też podczas problemów podczas realizacji inwestycji na którą przyznane zostały środki w ramach pomocy publicznej.

Czytany 192 razy

Media

Skomentuj

Upewnij się, że pola oznaczone wymagane gwiazdką (*) zostały wypełnione. Kod HTML nie jest dozwolony.

Najnowsze

  • 1